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Juleicabeantragung online: Wie läuft das Verfahren?

Seit 2009/2010 kann die Juleica bundesweit ausschließlich online beantragt werden. Hier gibt es Infos für Träger, die bereits im System erfasst sind oder die dies zukünftig sein wollen..

Wie ist der grundsätzliche Ablauf der Beantragung?

Die/ Der Jugendleiter/in stellt ihren/ seinen Antrag nach einer einmaligen Registrierung in einem Onlineformular auf der Internetseite www.juleica.de/online-antrag.html. Dabei müssen die notwendigen persönlichen Daten sowie eine individuelle, gültige E-Mailadresse angegeben werden.

Wenn der Antrag entsprechend vollständig gestellt ist, wird zunächst der (i.d.R. freie) Träger per E-Mail benachrichtigt, den die/ der Antragsteller/in als den Träger angegeben hat, bei dem sie/ er ehrenamtlich tätig ist. Dieser loggt sich dann ein  und genehmigt den Antrag. Anschließend wird der öffentliche Träger, der für den entsprechenden freien Träger zuständig ist bzw. die von ihm mit der Abwicklung der Juleicaanträge beauftragte Organisation (z.B. der Jugendring) automatisch benachrichtigt und muss den Antrag ebenso genehmigen.

Letzterer beauftragt bei der Genehmigung auch die Druckerei mit der Erstellung der Card (Druckfreigabe).

Alternativ können auch die Träger Anträge eingeben. Wenn dies geschehen ist, wird der/ die Jugendleiter/in über die anzugebende E-Mail-Adresse benachrichtigt und muss eventuell fehlende Daten ergänzen und den Antrag freigeben, also formal stellen. Danach läuft das Verfahren wie eben beschrieben weiter.

Wer darf Anträge bearbeiten?

Um als freier oder öffentlicher Träger die Juleica-Anträge genehmigen zu können, muss der Träger registriert (erfasst) sein und über ein gesichertes Login verfügen. Die Träger sind dann jeweils für ihren Zuständigkeitsbereich zur Freischaltung legitimiert. Jeder Träger kann mehrere Bearbeiter/innen anlegen. Diese erhalten jeweils eigene Zugangsdaten. Dabei kann durch den Träger auch vorgegeben werden, welche Rechte die einzelnen Bearbeiter/innen haben. Weitere Informationen im Abschnitt »Trägererfassung«.

Was passiert, wenn ein Träger nicht erfasst ist?

Alle Träger werden durch den jeweils "übergeordneten" Träger oder das örtliche Jugendamt registriert/erfasst. D.h.: In der Regel erfassen die Landesweiten Jugendverbände ihre Untergliederungen, örtliche Jugendgruppen ohne Landesverband werden in den meisten Bundesländern durch die kommunalen Jugendämter erfasst.

Für den Fall, dass ein/e Antragsteller/in bei der Beantragung seinen/ ihren Träger trotz der Hilfestellungen, die in das Antragsverfahren bzw. –formular integriert werden, nicht findet, gibt es eine Möglichkeit, diesen entsprechend ohne Zeitverzug und ohne dass die bereits gemachten Angeben verloren gehen, zu benachrichtigen.

Wie werden die Karten produziert?

Die Karten werden bundeszentral produziert. Sobald insgesamt ausreichend viele Anträge für die Druckfreigabe vorliegt, so dass sich der Druck lohnt, werden diese produziert und anschließend verschickt. In der Regel wird dies wöchentlich sein, jedoch unabhängig von der Anzahl der vorliegenden Druckaufträge mindestens einmal in 14 Tagen Die Produktion dauert maximal fünf Arbeitstage.

Wie läuft der Versand der Cards?

Die gedruckten Cards werden i.d.R. an den/die Jugendleiter/in geschickt – die Träger können aber bei der Bearbeitung des Antrags auch eine alternative Lieferanschrift angeben.

Was kostet die Card?

Die Card kostet seit dem 01.03.2015 pro Stück 4,50 €, inklusive der Kosten für den Versand. Standardmäßig erfolgt der Versand direkt an die/den Jugendleiter_in es sei denn, es wird eine alternative Lieferadresse angegeben (siehe Frage »Versand«).

Wer bekommt die Rechnung?

In der Grundeinstellung bekommt die Rechnung der Träger, der auch die Druckfreigabe erteilt und damit den Druckauftrag auslöst. Dieser hat jedoch bei Erteilung des Druckauftrages die Möglichkeit eine alternative Rechnungsadresse anzugeben.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, dass die Landeszentralstellen für ihr Bundesland eine einheitliche Rechungsadresse angeben. Wird von dieser Möglichkeit kein Gebrauch gemacht, haben auch z.B. die Landesverbände diese Möglichkeit für ihre Untergliederungen oder die Jugendämter für die Träger in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Welche technischen Voraussetzungen müssen freie und öffentliche Träger erfüllen?

Für die Bearbeitung der Anträge benötigen die Träger einen Computer mit Internetzugang. Die Datenbank kann über einen üblichen Browser aufgerufen werden, so dass auf dem PC keine Installation notwendig ist. Ferner wird eine E-Mail-Adresse benötigt.

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