• Allgemeines zum Träger-Account
• An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
• Bei mir funktioniert das Login nicht - woran kann das liegen?
• Wie kann ich herausfinden, wie ich meine E-Mail-Adresse geschrieben habe?
• Wie läuft die Antragstellung durch eineN JugendleiterIn ab?
• Von welchem PC aus kann man Juleica-Anträge stellen oder bearbeiten?
• Wie ändere ich mein Passwort?
• Ich habe mein Passwort vergessen, wie bekomme ich ein neues?
• Übernahme eines Antrages
• Ich habe eine E-Mail zur "Übernahme eines Antrags" bekommen - was hat es damit auf sich?
• Ich habe eine E-Mail zur Übernahme eines Antrages erhalten. Wenn ich auf "Juleica-Antrag > Antrag übernehmen" den Übernahme-Code eingebe, bekomme ich aber eine Meldung, dass kein Datensatz gefunden wurde.
• Ich bin Benutzer/Admin für mehrere Gruppen meines Verbandes. Wie übernehme ich einen Antrag für die richtige Untergliederung?
• Rund um die Antragsbearbeitung
• Was mache ich, wenn ich einen Juleica-Antrag erhalte, die/der Jugendleiter-in aber nicht bei mir tätig ist?
• Der Internet-Explorer zeigt Bilder nicht an
• Ich habe eine E-Mail "Eskalation eines Antrages" erhalten. Was hat es damit auf sich?
• Was kann man tun, wenn eine Card umgehend gebraucht wird, es aber noch 2-3 Wochen dauert bis der Ausstellungsvorgang abgeschlossen ist?
• Ich habe einen Juleica-Antrag endgültig abgelehnt. Die/der JugendleiterIn kann trotzdem noch keinen neuen stellen. Woran liegt das?
• Welche Aufgabe hat die/der Antragsbearbeiter-in des freien Trägers?
• Welche Aufgabe hat die/der Antragsbearbeiter-in des öffentlichen Trägers?
• Ich habe einen Juleica-Antrag vorerst abgelehnt, möchte ihn aber jetzt freigeben. Ich komme da aber nicht weiter, kann den Antrag gar nicht bearbeiten und freigeben. Was muß ich tun?
• Was muss ich beachtebn, wenn einE AntragstellerIn im Ausland wohnt?
• Wie werden Qualifikations/Erste-Hilfe-Nachweise übermittelt?
• Wie kann ich feststellen, an welche Adresse die Juleica geliefert wurde?
• Rund um den Gruppenantrag
• EinE JugendleiterIn hat keine E-Mail-Adresse, kann ich einfach eine des Verbandes nehmen.
• Sonstiges
• Was muss ich beim Export der Daten der AntragstellerInnen beachten?
• Wie werden die Karten produziert?
• Rund um die Trägererfassung

Mitarbeiter-innen der Jugendverbände wenden sich bitte zunächst an die Landesgeschäftsstelle des jeweiligen Jugendverbandes.

MitarbeiterInnen von kleinen freien Trägern wenden sich bitte an das jeweils zuständige örtliche Jugendamt.

MitarbeiterInnen der Landesgeschäftsstellen der Jugendverbände und der öffentlichen Träger wenden sich bitte an die jeweilige Landeszentralstelle 

MitarbeiterInnen der Landeszentralstellen wenden sich bitte an den Deutschen Bundesjugendring.

A) Schreibweise der E-Mail-Adresse: Es wird Groß-/Kleinschreibung unterschieden!

B) Cookie-Einstellung

Bitte prüf, ob in deinem Browser Cookies zugelassen sind! Das geht so:

• Unter Firefox 3 muss unter "Extras > Einstellungen > Datenschutz" der Haken bei "Cookies von Drittanbietern akzeptieren" gesetzt sein.
• Beim Internet Explorer ist die Einstellung unter "Extras > Internetoptionen > Datenschutz> Erweitert > Cookies von Drittanbietern" zu finden und muss auf "annehmen" eingestellt sein ODER du musst den Halen bei "Automatische Cookiebehandlung aufheben" entfernen

Mit diesen Einstellungen sollte das Login von www.juleica.de aus möglich sein.

In den Benachrichtungs-E-Mails aus dem System, die an dich geschickt wurden, siehst du, die Schreibweise deiner E-Mail-Adresse. Diese Groß-/Kleinschreibung ist für das Login wichtig.

Einen Einblick in den Ablauf gibt es unter: http://www.juleica.de/225.0.html

Die Antragstellung bzw. -bearbeitung kann von jedem PC mit Internet-Zugang und einem installierten Browser (Internet Explorer 7, Firefox 2 oder höher) erfolgen.

 

Das Ihnen übermittelte Passwort sollten Sie in jedem Falle ändern, damit nur Sie das korrekte Passwort kennen, so tragen Sie dazu bei, einen Missbrauch das Antragssystems auszuschließen. Die Änderung des Passwortes ist unter Selbstverwaltung > Meine Daten möglich.

Bitte klicken Sie auf www.juleica.de/22.0.html auf den Link zu „neues anfordern“.

Wenn JugendleiterInnen ihren Träger nicht finden können, haben sie trotzdem die Möglichkeit, die Juleica zu beantragen. Dafür geben die JugendleiterInnen dann die E-Mail-Adresse der Person an, von der sie denken, dass diese für die Bearbeitung zuständig ist.

Wenn du selber keinen Träger-Zugang zum Juleica-Antragsverfahren hast, leite die E-Mail bitte an die/den zuständigeN MitarbeiterIn weiter - falls dieseR unbekannt ist, im Zweifelsfall immer an die Landesgeschäftsstelle des Verbandes.

Wenn du selber einen Träger-Zugang hast, kannst du dich einloggen, gehst auf Juleica-Anträge > Antrag übernehmen und suchst dort zunächst nach der in der E-Mail angegeben Antragsnummer. Wenn der Antrag zu dir gehört, kannst du den Antrag dann durch Eingabe des Übernahmecodes übernehmen; anderen falls leite die E-Mail bitte an die zuständige Person weiter.

An dieser Stelle muss zuerst die in der Benachrichtigungs-E-Mail angegebene Antragsnummer eingegeben werden. Der Übernahmecode wird anschließend unterhalb der Detailansicht eingetragen, um die Übernahme endgültig zu bestätigen.

Bei der Übernahme des Antrages muss jeweils die Identität des Trägers übernommen sein, dem der Juleica-Antrag zugeordnet werden soll. Bitte überzeugen Sie sich daher BEVOR Sie den Übernahmecode eingeben davon, dass Sie die richtige Identität angenommen haben. Ggf. können Sie diese unter „Träger verwalten“ annehmen.

In diesem Fall lehn den Antrag bitte endgültig ab. Die/der Jugendleiter-in hat dann die Möglichkeit, einen anderen Träger aus der Liste auszuwählen, ohne alle Angaben erneut eingeben zu müssen.

 

Aufgrund von Mängeln am Internet Explorer von Microsoft werden in diesem Browser manchmal nicht oder nicht korrekt angezeigt. Dies kann zum einen an den Einstellungen des jeweiligen Internet Explorer bzw. Rechners liegen. Informationen dazu finden Sie unter support.microsoft.com/kb/283807/de.
Darüber hinaus können Fotos im Format JPG, die mit der Farbtabelle CYMK statt RGB versehen sind, im Internet Explorer von Microsoft nicht angezeigt werden. Dies  trifft auch auf Fotos zu, die bestimmte Zusatzinformationen (EXIF) in der Bilddatei enthalten.
Dies betrifft nicht andere Browser, z.B. Mozilla, Safari oder Opera. Auch werden die Fotos i.d.R. trotzdem durch die Druckerei korrekt verarbeitet.
Da dies aber bei den Trägern in letzter Zeit zu Irritationen geführt hat, wird das System bis auf weiteres Fotos mit diesen Merkmalen nicht mehr annehmen. Dies gilt solange, bis der entsprechende Fehler des Internet Explorer durch Microsoft behoben wird.

Diese Mails werden vom System automatisch verschickt, wenn ein Antrag zu lange unbearbeitet bleibt. Es gibt folgende Stati:

100 - Die/der AntragstellerIn hat den Antrag noch nicht abgeschickt.
110 - Ein Antrag, bei dem kein Träger ausgewählt wurde, wurde noch nicht von der zuständigen Person übernommen.
120 - der freie Träger hat dem Juleica-Antrag noch nicht zugestimmt
200 - der öffentliche Träger hat dem Juleica-Antrag noch nicht zugestimmt
210 - der freie Träger hat den Antrag vorläufig abgelehnt & die/der AntragstellerIn hat noch nicht nachgebessert
300 - die Druckfreigabe wurde noch nicht erteilt
310 - der öffentliche Träger hat den Antrag vorläufig abgelehnt & die/der AntragstellerIn hat noch nicht nachgebessert
400 - die Druckerei hat den Auftrag noch nicht abgerufen
500 - die Juleica wurde noch nicht gedruckt

Einige zuständige Stellen sind in solchen Fällen dazu übergegangen, einen "vorläufigen Ausweis" auszustellen, indem sie die Druckansicht des Antrages ausdrucken und mit dem Hinweis "vorläufiger Ausweis, gültig bis ..." versehen und dies mit Stempel und Unterschrift bestätigen.

Ein neuer Juleica-Antrag kann systembedingt immer erst am nächsten Tag gestellt werden. Wenn also ein Antrag am Montag endgültig abgelehnt wird, kann die/der JugendleiterIn erst am Dienstag einen neuen Antrag stellen.

 

Der freie Träger prüft:

• ob die/der Jugendleiter-in die notwendige Qualifikation (Juleica-Ausbildung bzw. Fortbildung) besitzt
• ob die/der Jugendleiter-in über eine Erste-Hilfe-Ausbildung verfügt
• ob die/der Jugendleiter-in tatsächlich für den Träger ehrenamtlich tätig ist
• ob die Angaben der Jugendleiterin/des Jugendleiters (Adressen Geburtsdatum,...) korrekt sind

 

 

 

Der öffentliche Träger prüft:

• ob die Antragstellerin/der Antragsteller das nötige Alter hat
• ob der freie Träger die formalen Kriterien für die Antragstellung erfüllt
• ob der freie Träger tatsächlich im Bereich der Jugendarbeit (nach §11 KJHG) tätig ist

 

Wenn Sie einen Antrag (vorläufig) ablehnen, landet der Antrag wieder zur Bearbeitung bei der/dem Antragsteller-in. Deshalb muss jetzt die/der Antragsteller-in den Antrag erneut absenden, damit er durch Sie bearbeitet werden kann. Sie sollten deshalb Anträge nur dann ablehnen, wenn ein Nachbesserungsbedarf durch die/den Antragsteller-in besteht, nicht aber, wenn nur Rückfragen gestellt werden müssen. Diese sollten Sie per E-Mail außerhalb des Antragssystems klären.

Erfreulicher Weise sind auch junge Menschen, aus benachbarten Ländern bzw. mit Wohnsitz dort bei Trägern in Deutschland ehrenamtlich aktiv. Auch sie bekommen, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen, eine Juleica.
Für diese Fälle haben wir eine dringende Bitte: Bei Juleica-Anträgen für Jugendleiter/innen mit einer Adresse außerhalb Deutschlands, bitte immer eine alternative Lieferadresse in Deutschland angeben (z.B. den Träger). Im automatisierten Verfahren werden die Karten durch die DP AG außerhalb Deutschlands nicht zugestellt und landen als Rückläufer beim Deutschen Bundesjugendring. Wir müssen dann erst den/ die Jugendleiter/in bzw. den Träger kontaktieren und die Karte entsprechend weiterleiten. Damit sind vermeidbare Verzögerungen und Kosten verbunden.

Das System sieht keine Möglichkeit vor, Nachweise upzuloaden, die dann von den Trägern eingesehen werden könnten. Es besteht aber die Möglichkeit für die/de Jugendleiter-in, in dem entsprechenden Bemerkungsfeld angaben zur erworbenen Qualifikation zu machen.

Um Festzustellen, welche Adresse als Lieferanschrift angegeben wurde, könnt ihr unter "Juleica-Anträge > Anträge im Archiv" nachschauen.

Nein. Das solltet ihr nicht tun. Dafür gibt es viele Gründe:

• Jede E-Mail-Adresse darf im System nur einmal vorkommen und ist somit anschließend für andere Zwecke "verbraucht"
• Im System werden personenbezogene Daten der/des Jugendleiterin/s gespeichert. Daher ist die aktive Zustimmung der/des Antragstellerin/s unumgänglich.
• Es wird ein personenbezogener Account für die/den JugendleiterIn erstellt, den dieseR auch später nutzen können soll, wenn sie/er ggf. für einen anderen Verband tätig ist.
• Die/der JugendleiterIn wird dann nicht selber über den Fortschritt des Antrages informiert.

Wenn AntragstellerInnen also bislang keine E-Mail-Adresse haben, gibt es div. kostenlose E-Mail-Anbieter, wo in 5 min. eine Adresse eingerichtet ist!  

 

Ehrenamtsträger und öffentlicher Träger haben die Möglichkeit, eine CSV-Tabelle mit den Adress-Daten der Jugendleiter-innen zu exportieren. Dazu steht Ihnen in der Ansicht „Anträge im Überblick” unterhalb der Tabelle die Funktion „Anträge exportieren” zur Verfügung. In dieser Ansicht werden jeweils alle gerade aufgerufenen Juleica-Anträge exportiert. Bitte nutzen Sie ggf. die Funktion „Einträge”, um die Zahl der gleichzeitig aufgerufenen Datensätze zu erhöhen.

Beachten Sie unbedingt die Datenschutz-Bedingungen (1.4).

Umgang mit der CSV-Datei

Die Daten werden in einer CSV-Datei ausgegeben. Um die Daten gut verarbeiten zu können gehen Sie bitte wie folgt vor:

A) Wenn Sie mit Microsoft Excel arbeiten:

1. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner (öffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus!).
2. Öffnen Sie Excel durch einen Klick auf das Programmsymbol in Ihrer Menü-Leiste.
3. Gehen Sie auf den Menu-Punkt „Daten > Externe Daten > Textdatei importieren” und wählen Sie dort den Dateityp „CSV” aus. Wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren möchten.
4. Folgen Sie dem weiteren Dialog. Als Format der CSV Datei wählen Sie unbedingt „65001: Unicode (UTF-8)” aus – leider hat Excel die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas modifiziert. Das in der CSV-Datei verwendete Trennzeichen sind Kommas.
5. Klicken Sie dann auf „fertigstellen” und wählen Sie die Position, an der die Daten in der Tabelle eingebunden werden sollen.

B) Wenn Sie mit Open Office arbeiten:

1. Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner (öffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus!) 
2. Öffnen Sie Open Office calc durch einen Klick auf das Programmsymbol in Ihrer Menü-Leiste.
3. Gehen Sie auf den Menü-Punkt „Datei > Öffnen” und wählen Sie dann die entsprechende Datei aus.
4. Folgen Sie dem weiteren Dialog. Als Format der CSV Datei wählen Sie unbedingt „65001: Unicode (UTF-8)” aus – leider wechselt die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas. Das in der CSV-Datei verwendete Trennzeichen sind Kommas.
5. Anschließend klicken Sie auf „OK”, um die Datei zu öffnen.

Die Karten werden weiterhin zentral produziert. Allerdings entfällt der monatliche Bearbeitungsstichtag. Sobald für Anträge die Druckfreigabe vorliegt und genügend Anträge für einen Druckbogen gesammelt wurden, werden diese produziert und anschließend direkt der/dem Jugendleiter-in zugeschickt, sofern keine alternative Lieferanschrift angegeben wird.

Bitte beachten Sie die gesonderte FAQ-Seite