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Alte Juleica-Antrags-Daten werden zukünftig gelöscht

Von: Björn Bertram, 12.09.2012
Zukünftig werden Juleica-Anträge, die über einen sehr langen Zeitraum nicht bearbeitet wurden und die Daten von ungültig gewordenen Juleicas aus dem Archiv gelöscht. Doch keine Angst: Bevor Daten gelöscht werden, bekommt ihr eine Information per E-Mail.

Worum geht es eigentlich?

Wir nehmen den Datenschutz ernst. Deshalb löschen wir die Daten, die nicht mehr im Antragsverfahren benötigt werden. Wir sorgen für mehr Übersichtlichkeit für die Antragsbearbeitenden: Bei großen Trägern wurde die Zahl der uralten Anträge, die nicht weiter bearbeitet wurden, immer größer – durch die automatische Löschung müssen diese Anträge zukünftig nicht mehr manuell gelöscht werden.

Doch was bedeutet das konkret?

  1. Laufende Anträge, die seit mehr als sechs Monaten nicht mehr bearbeitet wurden, werden gelöscht. Einen  Monat vor Ablauf dieser Frist erhalten die AntragstellerInnen und die bearbeitenden Träger eine Information per E-Mail. Wer dann aktiv wird, „rettet“ den Juleica-Antrag vor der Löschung.
  2. Endgültig abgelehnte Anträge im Archiv werden nach sechs Monaten gelöscht. Dies gilt nicht, wenn es für den oder die AntragstellerIn parallel einen laufenden Antrag und/oder einen eine gültige Juleica (Antrag im Archiv im Status gedruckt & versendet gibt.
  3. Daten von gedruckten Juleicas werden sechs Monate nach Ablauf der Gültigkeit gelöscht. Dies gilt nicht, wenn es für den oder die AntragstellerIn parallel einen laufenden Antrag und/oder einen eine gültige Juleica (Antrag im Archiv im Status gedruckt & versendet gibt.
  4. Antragsteller-innen, die ihr Konto bzw. Login mindestens sechs Monate nicht nutzen, wird der Zugang/die Registrierung gelöscht. Dies gilt jedoch nicht, wenn die oder der Antragsteller-in noch einen laufenden Antrag oder einen Antrag im Archiv hat. Bevor ein Benutzeraccount gelöscht wird, greifen also i.d.R. zunächst die Maßnahmen 1-3, erst danach beginnt die Frist für die Löschung des Accounts zu laufen.

Was sollte ich sonst noch wissen?

Alle entsprechenden Überprüfungen, Löschungen und den Versand der E-Mails führt das System als automatische Routine nachts durch.

Alle entsprechenden Aktivitäten (Bearbeitung des Antrags, neuer Antrag, Login etc.) auf die auch in den entsprechenden E-Mails hingewiesen hatten, führen dazu zu einem Aufschub der Löschung. Die jeweilige Zählung beginnt von vorne.

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