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Häufige Fragen - und unsere Antworten

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Welche Gruppen sollte ein Jugendverband im System erfassen?

Die landesweiten Jugendverbände sollten nach Möglichkeit ALLE Kreisverbände und Ortsgruppen im System erfassen. Dies erleichtert es den Jugendleiter-inne-n, den richtigen Träger auszuwählen und vermeidet, dass JugendleiterInnen ihren Träger nicht finden können. Die Antragsstellung und Bearbeitung wird dadurch für alle Beteiligten deutlich erleichtert.

Kategorie: Trägererfassung
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Welche Unterschiede gibt es zwischen Benutzern und Administratoren?

Administrator-inn-en können neue Träger und Benutzer-innen anlegen sowie Anträge prüfen und freischalten. Benutzer-innen können lediglich Anträge prüfen und freischalten.

Kategorie: Trägererfassung
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Gerade habe ich versucht, einen falsch angelegten Träger zu löschen. Leider finde ich keine Möglichkeit dies zu tun.

Das Löschen der Träger muss durch die Servicestelle beim DBJR erfolgen.

Kategorie: Trägererfassung
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Wie lege ich Träger in kreisfreien Städten an?

Kreisfreihe Städte sind in der GKZ-Systemathik auf der Landkreisebene angesiedelt und haben ja keine weiteren örtlichen Strukturen, die in der GKZ-Datenbank erfasst sind. Daher haben die AntragstellerInnen in kreisfreien Städten nicht die Möglichkeit, die örtliche Ebene auszuwählen. Alle Träger sind auf der Landkreisebene zu finden.

Die Träger haben aber trotzdem die Möglichkeit, auch Untergliederungen auf der 3. Ebene einzutragen (5-Stellige GKZ + 000) und somit die Möglichkeit, dass z.B: der BDKJ einer kreisfreien Stadt (Mit Adminrechten auf der 2. Ebene) alle Gruppen der kath. Jugend in der Stadt anlegen kann.

Kategorie: Trägererfassung
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Welche örtlichen freien Träger sollte der öffentliche Träger erfassen?

Der öffentliche Träger vor Ort sollte all diejenigen kommunalen freien Träger erfassen, die regelmäßig Juleica-Anträge stellen und die über kontinuierlich mitarbeitende Personen verfügen, die regelmäßig E-Mails abrufen. Kleinere freie Träger/Initiativen empfehlen wir zunächst nicht zu erfassen. Deren Jugendleiter-innen können dann ihre Anträge mit der Funktion »Träger nicht gefunden« stellen.

Kategorie: Trägererfassung
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Woher weiß ich, welche örtlichen Träger einem Landesverband angehören?

Alle kirchlichen Jugendgruppen, die meisten Sportvereine, die Pfadfinder-innen-Verbände, Jugendfeuerwehren, Jugendrotkreuz-Gruppen, Naturfreunde-Jugenden usw. verfügen über landesweite Strukturen, ebenso die meisten Musikzüge etc.

Im Zweifelsfall fragen Sie bitte bei den jeweiligen Gruppen nach, ob/zu welcher Dachorganisation sie gehören.

Kategorie: Trägererfassung
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Welche Kontaktdaten des Trägers sollten bei den Untergliederungen angegeben werden? Die der jeweiligen Gruppe/des jew. Kreisverbandes oder die des Landesverbandes?

Hier sollte immer die Adresse erfasst werden, an die sich im Zweifelsfall der öffentliche Träger/die Landeszentralstelle wenden kann, wenn es Probleme bei einem Antrag gibt. Wenn die Anträge zentral durch den Landesverband geprüft werden, sollte hier immer die Adresse des Landesverbandes eingetragen werden. Wenn ein Kreisverband die Bearbeitung der Anträge aller örtlichen Untergliederungen übernimmt, sollte die Adresse des Kreisverbandes bei allen Untergliederungen erscheinen.

Wir empfehlen dringend, nicht mit persönlichen E-Mail-Adressen, sondern mit globalen zu arbeiten. Ansonsten müsst ihr nämlich alle E-Mail-Adressen der Untergliederungen ändern, wenn dieseR BearbeiterIn nicht mehr zuständig ist.

Kategorie: Trägererfassung
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Unserer Verbandsstrukturen entsprechen (z.B. Kirchenkreise) nicht den politischen Strukturen der Landkreise - wie lege ich meine Untergliederungen an?

Das gesamte Juleica-Antragsverfahren orientiert sich an den Gemeindekennzahlen und den politischen Strukturen. Deshalb ist es notwendig, die verbandlichen Strukturen darin abzubilden. Am Beispiel eines Kirchenkreises, der in zwei Landkreisen liegt, soll dies deutlich gemacht werden: Der Admin des Landesverbandes legt den Kirchenkreis A als Freien Träger der 2. Ebene (mit der 5-stelligen GKZ) in allen Landkreisen an, in denen der Kirchenkreis A Gemeinden hat. Beim Anlegen des ersten Kirchenkreises A kann gleichzeitig der Administrator/Benutzer angelegt werden, beim Anlegen der weiteren Kirchenkreise können diese dann als »verwaltende Benutzer/Administratoren« aus der Liste ausgewählt werden. So kann z.B. der Kirchenkreisjugendwart dann in allen Landkreisen, die zu seinem Bereich gehören, Anträge prüfen und (wenn er Admin-Rechte hat) auch örtliche Untergliederungen(Jugendgruppen, Kirchengemeinden) anlegen.

Kategorie: Trägererfassung
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Wer sollte Anträge innerhalb der Verbandsstruktur bearbeiten dürfen?

Die Vergabe der Reche für die Bearbeitung an Untergliederungen ist sicherlich eine der wichtigsten Entscheidungen, die insbesondere die freien Träger treffen müssen. Generell sollten die Bearbeiter-innen regelmäßig ihre E-Mails abrufen, über eine schnelle Internetverbindung verfügen, die Qualifikation der Antragsteller-innen beurteilen können und kontinuierlich dabei sein. Wir empfehlen daher, die Aufgabe möglichst bei hauptamtlichen Mitarbeiter-inne-n zu belassen. Ob alle Anträge auf der Landesebene bearbeitet werden oder (tlw.) auf der Kreisebene, obliegt der Entscheidung des Trägers.

Kategorie: Trägererfassung
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Ich finde meinen Ort nicht in der GKZ-Datenbank. Was mache ich falsch?

In der GKZ-Datenbank sind nur die politischen Gemeinden/Städte zu finden, keine Ortsteile. Beim Finden des übergeordneten Ortes hilft im Zweifelsfall z.B. die Webseite www.meinestadt.de weiter.

Kategorie: Trägererfassung
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Wie werden die Ehrenamtsträger (Freie Träger) den öffentlichen Trägern zugeordnet?

Die Zuordnung erfolgt anhand der Gemeindekennzahl des Ehrenamtsträgers.

Kategorie: Trägererfassung
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Wie kann ich die richtige GKZ finden?

Auf der Webseite des Statistischen Bundesamtes gibt es eine Online-Datenbank mit allen amtlichen Gemeindeschlüsseln(GKZ).

Kategorie: Trägererfassung
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Welche GKZ verwende ich bei Samtgemeinden?

Bei Samtgemeinden verwenden Sie bitte immer die GKZ der Hauptgemeinde, d.h. die, in der das Rathaus der Samtgemeinde steht.

Kategorie: Trägererfassung
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